1999 年 3 月 4 日
289号

 
            リポート「ある日の理事会」

 管理組合の役員の業務は、前号の「アゼリア」で簡単にご紹介しましたが、本号では日頃住民の皆様の目に触れない理事会の様子を広報担当理事の目からリポートしてお知らせしましょう。

2月6日17時30分

今日は定例理事会の日だ。理事会は18時から始まるが、その前に事前配布された資料に目をとおす。一月分の管理日報、前回の理事会議事録案、評議会・自治委員会・防災委員会の議事録、各種議案書などたくさんある。やれやれ、今日も長引きそうだな。おっと、もう18時前だ。急がなくては。

17時55分

役員が三々五々、16号棟の会議室に集合する。管理ブロック担当役員は、すでに2時間前からの修繕計画の打合せで顔をそろえている。総務担当の副理事長は、追加の会議資料をパソコンで打ち出してコピーの真っ最中だ。

18時

理事会の開始である。司会は2名の副理事長が交代で行う。今日は2名が仕事の都合で遅れるが、13名の理事と1名の監事が顔をそろえている。まずは前回理事会の議事録確認から。あらかじめ目を通してきてはいるものの、正確を期して時間をかけ、修正が加えられる。

18時40分

議事録確認を終え、次は一月分の管理日報の確認である。管理組合事務所での日々の出来事が管理日報に記載されており、違法駐車や上階からの漏水、騒音問題等の住民からの苦情とその対応、部外団体や業者との対応、組合費や募金、物品購入等の出納記録といった多種多様の記録に対し、組合としての対応を確認する。必要に応じて広報「アゼリア」で住民全体に注意喚起しなければならない。事柄によっては具体的な工事を実施したり、正式文書を起こして送付する必要もある。支払い等の会計処理については確認のうえ承認する。住民のプライバシーに関わる事柄も少なからずあるため、取り扱いはあくまで慎重に行わねばならない。当然、理事には守秘義務が課せられている。議論が堂々巡りすることもあり時間がどんどんと経過する。

20時

司会者から「そろそろ食事にしましょう!」と声がかかる。ほっと一息、別室でお弁当をかっ込む。

20時15分

ゆっくりと雑談する間もなく会議室に戻り、議事再開である。これからが本番だ。仕事で遅刻の理事・監事も駆けつけ、全員揃った。セルフサービスのお茶やインスタントコーヒーをすすりながら、三委員会(評議、自治、防災)報告が行われ、続いてブロック別(総務、管理、会計)の月間の作業報告が行われる。今月は各種の工事が行われ、またさらに新たな工事が計画されており、管理ブロックの報告には時間がかけられた。土・日、時には週日にも業者と打合せや交渉、施工現場のチェックもしなければならない。担当理事は大変だろうな、と思う。

21時30分

各種の起案書について審議が行われ、了解が得られれば「承認」となるが、条件付き承認となるものもあり、また、異議が出たものについて修正案の提出が求められる。特に業者の見積りについては時間をかけて比較検討が行われる。
 

22時30分

 近くに迫った行事の計画について、担当理事の原案をもとに検討を加える。ハイツ祭り、運動会、餅つき大会等については、自治会が中心になって実施されるようになり、理事会での審議時間は短縮されたものの、昨年の反省等を踏まえて、いろいろと改善案が提案され、あるいは反対意見が出たりして時間はたつ。特に防災の日はスケジュールも盛りだくさんで準備も大変であった。

23時30分

この調子だと今日も午前様だな、と覚悟し、インスタントコーヒーのお代わりをつくる。年度末になると年度決算と次年度予算を中心とした通常総会の議案書づくりがこれに加わるので、臨時理事会がさらに数回もたれる。 

やっと私の担当の広報「アゼリア」の報告、計画の時間である。「アゼリア」は毎月、月初めと月なかばの2回発行される。理事会の審議結果を踏まえ、事前に記事計画の承認を受け、さらに記事の草稿の事前チェックを受けて、印刷・配布される。まれに大幅修正の指摘があると大変である。正直いって重労働である。

どれだけの住民の方が読んで下さっているのだろう、と不安になることもある。

2月7日0時

やっと会議も終了かな、というところで「先ほどの件ですが」と議論がぶり返される。特に駐輪場問題のような住民全体に密接に関わる事柄については、理事の間でもいろんな意見があり、納得がいくまで議論が続けられる。かくして今回も午前様となってしまった。

1時15分

ようやく終了。家に帰ると女房殿に「私達の井戸端会議より長いわね、まさかお酒を飲んでいたんじゃないでしょうね。」との言葉をかけられる。お願いだから、この「アゼリア」をよく読んでね、女房殿。
 
 


アルファー米の購入について


 


昨年の防災の日に、非常食の準備の重要性をうったえる目的でアルファー米を全戸に配布いたしました。味もよく好評で、「どこで買えるのですか?」との質問が多く寄せられました。昭島近辺では、立川の高島屋の2階と7階で販売していますので、いざという時に備えご購入をお勧めいたします。
 
 

ペットの飼育は禁止です!


 


当団地では犬、猫、猿、ニワトリ等の飼育は禁止されています。現在これらを飼育している方は、当団地以外の方に譲るなどして、直ちにおやめ下さい。

なお、鳥かごで飼う小鳥、鉢で飼う金魚などは飼うことができますが、ベランダで鳥かごや金魚鉢などの掃除はしないで下さい。(組合規約集3-(2)-1「共同生活の秩序維持に関する協定」、および「生活のしおり」8ページをご覧ください)
 

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